TULISAN SOFTSKILL (SISTEM PENGAMBILAN KEPUTUSAN DAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN)

Sistem Pengambilan Keputusan

sistem pengambilan keputusan adalah sistem yang berbasis komputer interaktif untuk memberikan dukungan keputusan kepada manajer dengan menggunakan data dan model-model keputusan untuk menyelesaikan masalah yang sifatnya semi struktur dan tidak terstruktur untuk mencapai efektivitas keputusan. SPPK hanya digunakan untuk memperluas wawasan pengambil keputusan (Decision Maker - DM) sebagai bahan pertimbangan bukan untuk menggantikan penilaiannya. Artinya bahwa SPPK tidak dapat menggantikan intuisi yang dimiliki oleh manusia, hanya terbatas pada model dasar yang dimilikinya.

Keen mendefinisikan SPPK sebagai sistem yang memiliki 4 karakteristik utama, yaitu sebagai berikut:

1. Ditujukan untuk membantu keputusan tidak terstruktur yang umum

2. SPPK memiliki mempermudah pemakai berhubungan dengan komputer

3. Dalam proses pengolahannya, SPPK mengkombinasikan penggunaan model model dengan teknik

4. SPPK bersifat luwes dan dapat menyesuaikan diri dengan perubahan perubahan yang terjadi.

Komponen SPPK Menurut Kertahadi [5], SPPK dibangun oleh 3 komponen dasar yaitu :

1. Database

Merupakan tempat dari transaksi sehari yang mendukung pengambilan keputusan.

2. Model base

Model yang merepresentasikan permasalahan ke dalam format kuantitatif sebagai dasar pengambilan keputusan.

3. Software System

Merupakan penyatuan komponen memungkinkan terjadinya dialog interaktif antara manusia dengan komputer.

Metode PRIME (Preference Ratios in Multiattribute Evaluation)

Metode PRIME adalah metode pengambilan keputusan yang mendukung analisis pada informasi yang belum lengkap pada model analisis banyak atribut. Informasi yang belum lengkap maksudnya adalah tidak adanya nilai pasti (tunggal) dari sebuah informasi. Metode PRIME merupakan salah satu metode pembobotan pada Multi-Criteria Decision Making (MCDM) yaitu disiplin dalam pengambilan keputusan dengan banyak kriteria yang memiliki ciri-ciri sebagai

berikut:

1. Alternatif, yaitu kemungkinan-kemungkinan yang dapat dipilih oleh DM. Konsekuensi dari sebuah alternatif merujuk pada nilai dari alternatif.

2. Atribut, merupakan karakteristik atau kriteria dari keputusan.

3. Pembobotan (weight assessment). Pemberian bobot pada setiap kriteria.

4. Matriks Keputusan. Matriks Keputusan X adalah matriks (m x n) dengan elemen x_ij adalah nilai dari alternatif ke-i yang berhubungan dengan kriteria ke-j pada alternatif ke-I dimana i=1,2,3,…,m dan j=1,2,3,…n. Matriks keputusan dapat distrukturkan ke dalam hirarki pohon nilai (value tree) dimana setiap alternatif dihubungkan secara langsung dengan kriterianya.

5. Pertentangan antar kriteria, yaitu pertentangan kepentingan antara satu kriteria dengan kriteria yang lainnya.

Pada informasi yang tidak lengkap, metode PRIME memberikan pendekatan dengan adanya rasio perbandingan nilai pada nilai relatif dan kriterianya. Perbedaan metode PRIME dari model-model pembobotan atribut-atribut lainnya adalah perbandingan rasio dihubungkan secara eksplisit dengan bobot setiap atribut. Selain itu, metode PRIME dilengkapi dengan informasi tentang ketidakoptimalan yang terhubung dengan rekomendasi alternatif yang dihasilkan berupa nilai kehilangan yang mungkin terjadi.

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

SIM menyediakan berbagai produk informasi bagi manajer. Ada 4 alternatif

pelaporan utama yang disediakan oleh sistem ini:

1.  Laporan Terjadwal secara periodik (periodic schedule reports)

Bentuk tradisional penyediaan informasi bagi manajer dengan

menggunakan format yang telah ditentukan dan menyediakan informasi

secara rutin kepada manajer.

Contohnya, laporan analisis penjualan harian dan mingguan dan laporan

keuangan bulanan.

2.  Laporan pengecualian (exception reports)

Dalam beberapa kasus, laporan dibuat jika hanya terjadi kondisi

pengecualian. Dalam kasus lainnya, laporan dibuat secara periodik namun

hanya berisi informasi mengenai kondisi pengecualian tersebut. 

Contohnya, manajer kredit dapat diberi laporan yang hanya berisi informasi

mengenai pelanggan yang melewati batas kreditnya.

3.  Laporan permintaan dan Tanggapan (demand reports and responses)

Informasi tersedia kapan pun manajer menginginkannya. 

Contohnya, browser web dan bahasa permintaan DBMS serta  report

generator  memungkinkan manajer ditempat kerja  komputer untuk

memperoleh tanggapan langsung atau menemukan dan mendapatkan

laporan tertentu sebagai hasil dari permintaan informasi yang mereka

butuhkan.

4.  Pelaporan dorong (push reporting)

Informasi didorong ke manajer di network office. Jadi, banyak perusahaan

sedang menggunakan software webcasting untuk menyiarkan laporan

secara selektif dan informasi lainnya ke  network computer  milik paramanajer atau pakar melalui intranet perusahaan.

Pemrosesan Analitis Online (online analytical processing – OLAP)

Industri SI telah merespons permintaan manajer bisnis dan analis akan SI

yang dapat menyediakan jawaban yang cepat atas berbagai permintaan bisnis

dengan pengembangan seperti database analitis, data mart, data warehouse,

teknik data mining, dan struktur database multidimensi dan dengan server

Pemrosesan analitis online melibatkan beberapa operasional analitis dasar,

yaitu:

  Konsolidasi.

Konsolidasi melibatkan pengumpulan data. Hal ini melibatkan pengumpulan

sederhana atau pengelompokan yang rumit dengan melibatkan data yang

saling berhubungan. Misalnya, data kantor penjualan dapat dikumpulkan ke

wilayah, dan wilayah ke regional.

  Penggalian.

OLAP dapat bergerak ke arah kebalikan dan secara otomatis menampilkan

rincian data yang telah terkonsolidasikan. Hal ini disebut penggalian.

Misalnya, penjualan menurut produk individual atau staf penjualan yang

menghasilkan total penjualan regional dapat dengan mudah diakses.

  Pengirisan dan Pemotongan.

Pengirisan dan pemotongan merujuk pada kemampuan untuk melihat

database dari berbagai sudut pandang. Pengirisan dan pemotongan sering

dilakukan sejalan dengan sumbu waktu untuk menganalisis tren dan

menemukan pola berbasis waktu pada data.

Penggunaan SPK

Penggunaan SPK melibatkan proses pemodelan analitis yang interaktif.

Misalnya, penggunaan paket software DSS untuk pendukung keputusan dapat

menghasilkan berbagai tampilan sebagai respon terhadap alternatif perubahan

jika-maka yang dimasukkan oleh manajer.

Aktivitas dan contoh jenis utama pemodelan analitis, yaitu:

1.  Jenis Pemodelan Analisis jika-maka

Aktivitas  : Mengamati bagaimana perubahan terhadap variabel tertentu

mempengaruhi variabel lainnya

Contohnya, Bagaimana jika kita memotong biaya iklan sebesar 10%? Apa

yang akan terjadi pada penjualan?

2.  Jenis pemodelan Analisis Sensitivitas

Aktivitas : Mengamati bagaimana perubahan yang berulang-ulang pada

satu variabel mempengaruhi variabel lainnya.

Contohnya, Mari kita potong biaya iklan sebanyak $100 secara berulang-

ulang, agar kita dapat melihat hubungannya dengan penjualan.

3.  Jenis pemodelan Analisis pencarian sasaran

Aktivitas  : Membuat perubahan yang berulang-ulang terhadap  variabel

tertentu hingga variabel yang dipilih mencapai nilai sasarannya.

Contohnya, Mari kita naikkan iklan hingga penjualan mencapai $1 juta.

4.  Jenis pemodelan analisis optimisasi

Aktivitas  : Menemukan nilai optimum untuk  variabel tertentu, yang

diberikan pembatas tertentu.

SISTEM PENGENDALIAN INTERN

Secara umum, Pengendalian Intern merupakan bagian dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman pelaksanaan operasional perusahaan atau organisasi tertentu.

Sedangkan Sistem Pengendalian Intern merupakan kumpulan dari pengendalian intern yang terintegrasi, berhubungan dan saling mendukung satu dengan yang lainnya.

Di lingkungan perusahaan, pengendalian intern didifinisikan sebagai suatu proses yang diberlakukan oleh pimpinan (dewan direksi) dan management secara keseluruhan, dirancang untuk memberi suatu keyakinan akan tercapainya tujuan perusahaan yang secara umum dibagi kedalam tiga kategori, yaitu :

a) Ke-efektif-an dan efisiensi operasional perusahaan
b) Pelaporan Keuangan yang handal
c) Kepatuhan terhadap prosedur dan peraturan yang diberlakukan

Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai, yaitu dengan kondisi :

a) Direksi dan manajemen mendapat pemahan akan arah pencapain tujuan perusahaan, dengan, meliputi pencapaian tujuan atau target perusahaan, termasuk juga kinerja, tingkat profitabilitas, dan keamanan sumberdaya (asset) perusahaan.

b) Laporan Kuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat dipercaya, yang meliputi laporan segmen maupun interim.

c) Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah taati dan dipatuhi dengan semestinya.


Struktur Pengendalian Intern

Sruktur pengendalian intern terdiri dari 5 (lima) komponen, yaitu :

(1). Lingkungan Pengendalian
Merupakan dasar dari komponen pengendalian yang lain yang secara umum dapat memberikan acuan disiplin. Meliputi : Integritas, Nilai Etika, Kompetensi personil perusahaan, Falsafah Manajemen dan gaya operasional, cara manajmene di dalam mendelegasikan tugas dan tanggung jawab, mengatur dan mengembangkan personil, serta, arahan yang diberikan oleh dewan direksi.

(2). Penilaian Resiko
Identifikasi dan analisa atas resiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan yaitu mengenai penentuan “bagaimana resiko dinilai untuk kemudian dikelola”. Komponen ini hendaknya mengidentifikasi resiko baik internal maupun eksternal untuk kemudian dinilai. Sebelum melakukan penilain resiko, tujuan atau target hendaknya ditentukan terlebih dahulu dan dikaitkan sesuai dengan level-levelnya.

(3). Aktivitas Pengendalian
Kebijakan dan prosedur yang dapat membantu mengarahkan manajemen hendaknya dilaksanakan. Aktivitas pengendalian hendaknya dilaksanakan dengan menembus semua level dan semua fungsi yang ada di perusahaan. Meliputi : aktifitas-aktifitas persetujuan, kewenangan, verifikasi, rekonsiliasi, inspeksi atas kinerja operasional, keamanan sumberdaya (aset), pemisahan tugas dan tanggung jawab.

(4). Informasi dan Komunikasi
Menampung kebutuhan perusahaan di dalam mengidentifikasi, mengambil, dan mengkomukasikan informasi-informasi kepada pihak yang tepat agar mereka mampu melaksanakan tanggung jawab mereka. Di dalam perusahaan (organisasi), Sistem informasi merupakan kunci dari komponen pengendalian ini. Informasi internal maupun kejadian eksternal, aktifitas, dan kondisi maupun prasyarat hendaknya dikomunikasikan agar manajemen memperoleh informasi mengenai keputusan-keputusan bisnis yang harus diambil, dan untuk tujuan pelaporan eksternal.

(5). Pengawasan
Pengendalian intern seharusnya diawasi oleh manajemen dan personil di dalam perusahaan. Ini merupakan kerangka kerja yang diasosiasikan dengan fungsi internal audit di dalam perusahaan (organisasi), juga dipandang sebagai pengawasan seperti aktifitas umum manajemen dan aktivitas supervise. Adalah penting bahwa defisiensi pengendalian intern hendaknya dilaporkan ke atas. Dan pemborosan yang serius seharusnya dilaporkan kepada manajemen puncak dan dewan direksi.

Kelima komponen ini terkait satu dengan yang lainnya, sehingga dapat memberikan kinerja sistem yang terintegrasi yang dapat merespon perubahan kondisi secara dinamis. Sistem Pengendalian Internal terjalin dengan aktifitas opersional perusahaan, dana akan lebih efektif apabila pengendalian dibangun ke dalam infrastruktur perusahaan, untuk kemudian menjadi bagian yang paling esensial dari perusahaan (organisasi).

Istilah-istilah penting dalam Pengendalian Intern

Kondisi Terlaporkan (Reportable Condition)
Istilah lainnya adalah Defisiensi Signifikan, kedua istilah ini dipergunakan dalam mendefinisikan suatu kondisi yang defisiensi secara signifikan di dalam rancangan atau operasional atas pengendalian intern yang mempengaruhi kemampuan perusahaan dalam melakukan pencatatan, proses, mengkompilasi dan melaporkan data keuangan yang konsisten dengan asersi manajemen di dalam laporan keuangan perusahaan. Defisiensi signifikan yang luas dapat mengakibatkan Kelemahan Material (Material Weakness).

Kelemahan Material (Material Weakness)
Didefinisikan sebagai kondisi yang terlaporkan dimana rancangan atau opersional dari salah satu atau lebih pengendalian intern-nya tidak mampu mengurangi atau menurunkan suatu resiko ringan atau salah penyajian yang disebabkan oleh kesalahan atau penggelapan yang jumlahnya relatif material kaitannya dengan laporan keuangan yang jika di audit akan dapat ditemukan, akan tetapi tidak terdeteksi dalam periode yang sama oleh pegawai dalam pelaksanaan pekerjaan secara normal.

Kompensasi Pengendalian (Compensating Control)
Ada beberapa perusahaan yang karena skala usahanya memang termasuk kecil, mengakibatkan perusahaan tidak memungkinkan untuk melaksanakan pengendalian intern yang sederhana sekalipun (misalnya : pemisihan tugas atau fungsi). Adalah penting bagi manajemen untuk melakukan kompensasi terhadap bagian yang pengendaliannnya lemah atau tidak dapat berjalan untuk suatu kurun waktu tertentu. Dalam hal internal manajemen telah melakukan kompensasi untuk menutupi kelemahan pengendalian tersebut, internal auditor seharusnya tidak melaporkan kelemahan tersebut sebagai material weakness, bahkan reportable condition sekalipun, hendaknya disesuaikan dengan sekala perusahaan.

Keterbatasan Sistem Pengendalian Intern

Ø  Penting untuk dipahami bahwa : sistem pengendalian intern yang efektif tidak memberikan jaminan absolut akan tercapainya tujuan perusahaan. secara sederhananya dapat dikatakan bahwa sitem pengendalian yang handal tidak bisa mengubah manajer yang buruk menjadi bagus. akan tetapi sistem pengendalian intern yang handal dan efektif dapat memberikan informasi yang tepat bagi manajer maupun dewan direksi yang bagus untuk mengambil keputusan maupun kebijakan yang tepat untuk pencapaian tujuan perusahaan yang lebih efektif pula.

Ø  Sistem pengendalian intern yang efektif bukan merupakan jaminan akan kesuksesan bahkan kelangsungan hidup perusahaan sekalipun.

Ø  Sistem pengendalian intern berfungsi sebagai pengatur sumberdaya yang telah ada untuk dapat difungsikan secara maksimal guna memperoleh pengembalian (gains) yang maksimal pula dengan pendekatan perancangan yang menggunakan asas cost-benefit.

Ø  Suatu sistem handal macam apapun selalu memiliki celah kelemahan. Sistem pengendalian intern pun bisa dimanfaatkan oleh personil tertentu untuk kepentingan pribadinya dengan mengeksploitasi kelemahannya.

Pihak-pihak Yang Bertanggung jawab Terhadap Sistem Pengendalian Intern

Semua pihak di dalam perusahaan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem pengendalian intern. Namun demikian, secara struktural pihak-pihak yang bertanggung jawab dan terlibat langsung dalam perancangan dan pengawasan Sistem Pengendalian Intern meliputi :

Ø  Chief Executive Officer (CEO)

Ø  Chief Financial Officer (CFO)

Ø  Controller / Director Of Accounting & Financial

Ø  Internal Audit Comitee