Tugas Softskill

Disusun oleh:

Rinda viananda zalikha(35110982)

Defy Wulandari(31110762)

Rindy Oktaviyanti

MENDOKUMENTASIKAN SISTEM INFORMASI

Data Flow Diagrams (DFD)

A data flow diagram(DFD) is a graphical representation of a system. A DFD depicts a system's components; the data flows among the components; and the sources, destinations, and storage of data. Figure 3.1 shows the four symbolss used in a DFD. Study these symbols and their definitions before reading on. Note that a bubble can be either an entity on a physical data flow diagram or a process on a logical data flow diagram.

Terjemahan: diagram aliran data adalah representasi grafis dari suatu sistem. Sebuah DFD menggambarkan komponen sistem ini, data mengalir di antara komponen, dan sumber-sumber, tujuan, dan penyimpanan data. Gambar 3.1 menunjukkan empat symbolss digunakan dalam DFD. Mempelajari simbol dan definisi mereka sebelum membaca di. Perhatikan bahwa gelembung dapat berupa sebuah entitas pada diagram aliran data fisik atau proses pada diagram aliran data logis.

TYPES OF DATA FLOW DIAGRAMS

Context Diagram(Diagram Konteks)

Figure 3.2 is an example of our first type of DFD, the context diagram. A context diagram is a top-level diagram of an informations system that describes the data flows into and out of the system and into  and out of the external entities.

Terjemahan: Angka 3.2 adalah contoh dari tipe pertama kami DFD, diagram konteks. Sebuah diagram konteks adalah diagram tingkat atas dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan data mengalir masuk dan keluar dari sistem dan masuk dan keluar dari entitas eksternal.

Let's use figure 3.2 to learn a few significant systems terms. At the same time, we can realize the importance of the context diagram. The circle in the context diagram defines the system's boundary is the border between thee" system of interest" and the systems environtment. The environment consists of all that surrounds a system, whereas the entities in a context diagram indicate the relevant environtment. The relevant environment.

Terjemahan: Mari kita gunakan angka 3.2 untuk belajar signifikan beberapa istilah sistem. Pada saat yang sama, kita dapat menyadari pentingnya diagram konteks. Lingkaran dalam diagram konteks mendefinisikan batas sistem adalah perbatasan antara kamu "sistem bunga" dan Environtment sistem. Lingkungan terdiri dari semua yang mengelilingi sistem, sedangkan entitas dalam diagram konteks menunjukkan Environtment yang relevan. Lingkungan yang relevan.

  

   Meant is that part of the environment that affects the " system of interest" as the system is defined, for example, in figure 3.2, only the customer and the bank are in the relevant environment. could we include tenants as sources of payments for rent? Yes and if we did, the context diagram would include a "Tenants" entity box and adata flow depicting the rent payment.

Our final systems concept is the interface. An interface is a flow connecting a system's environment. In figure 3.2, "payment" and "Deposit" are interfaces. Connections between system components (that is between subsytems) are also interfaces.

Terjemahan: Dimaksudkan adalah bagian dari lingkungan yang mempengaruhi "sistem bunga" karena sistem didefinisikan, misalnya, dalam gambar 3.2, hanya pelanggan dan bank berada dalam lingkungan yang relevan. bisa kita termasuk penyewa sebagai sumber pembayaran untuk sewa? Ya dan jika kita lakukan, diagram konteks akan menyertakan "Penyewa" kotak entitas dan aliran sebuah data menggambarkan pembayaran sewa.

Akhir kami sistem konsep adalah antarmuka. Sebuah antarmuka adalah aliran menghubungkan lingkungan suatu sistem. Dalam gambar 3.2, "pembayaran" dan "Deposit" adalah antarmuka. Sambungan antara komponen sistem (yaitu antara subsytems) juga interface.

Physical Data Flow Diagram(Fisik Data Flow Diagram)

A physical data flow diagram is a physical representation of  a system showing the system’s internal dan external entities and the flows of data into and our of these entities. An internal entity is a person, place (for example a department), or machine (for example, a computer) within the system that transform data. Therefore, physical DFD specify where, bou; and by whom a system’s processes are accomplished. A physical DFD does not tell us what is being accomplished. For example, in figure 3.3, we see that the “Sales clerk” receives cash form the “Customer” and sends cash, along with a register tape to the “Cahier”. So, we see where the cash goes, and we see bow the cash receipts data are captured (that is the register tape), but we don’t  know exactly what was done by the sales clerk.

Notice that the physical DFD’s bubbles are labeled with nouns and that the data flows are labeled so as to indicate bow data are transmitted between bubbles. For example the “Sales clerk” sends “Form 60W” to “Bookkeeping”. Also, see that a file’s location indicates exactly where (“Bookkeeping”) and a file’s label indicates bow (a “Blue sales book”) a system maintains sales records. Finally, whereas the entity boxes on the context diagram define the Data Flow Diagram’s.

Terjemahan: Sebuah diagram aliran data fisik adalah representasi fisik dari sistem yang menunjukkan entitas internal sistem Dan eksternal dan aliran data ke dalam dan dari kami entitas. Sebuah entitas internal adalah orang, tempat (misalnya departemen), atau mesin (misalnya, komputer) dalam sistem yang mentransformasikan data. Oleh karena itu, fisik DFD tentukan mana, bou, dan oleh siapa suatu proses sistem yang dicapai. Sebuah DFD fisik tidak memberi tahu kami apa yang sedang dicapai. Misalnya, pada gambar 3.3, kita melihat bahwa "Penjualan petugas" menerima bentuk uang tunai "Pelanggan" dan mengirimkan uang tunai, bersama dengan rekaman mendaftar ke "Cahier". Jadi, kita lihat mana uang pergi, dan kita melihat tunduk penerimaan kas data ditangkap (yaitu pita register), tapi kita tidak tahu persis apa yang dilakukan oleh petugas penjualan.

Perhatikan bahwa gelembung DFD fisik yang diberi label dengan kata benda dan bahwa arus data yang diberi label sehingga untuk menunjukkan data busur yang ditransmisikan antara gelembung. Misalnya "Penjualan petugas" mengirimkan "60W Form" untuk "Pembukuan". Juga, melihat bahwa lokasi file menunjukkan persis di mana ("Pembukuan") dan label file menunjukkan busur (a "Blue penjualan buku") sistem menyimpan catatan penjualan. Akhirnya, sedangkan kotak entitas pada diagram konteks menentukan Data Flow Diagram ini.

External entities in the relevant environment, the bubbles in the physical DFD define the internal entities.

Terjemahan: Entitas eksternal dalam lingkungan yang relevan, gelembung dalam DFD fisik mendefinisikan entitas internal.

Logical Data Flow Diagram

       A logical data flow diagram is a pictorial representation a system showing the system’s processes. We use logical DFD to document information sytems because we can represent the logical nature of a system what tasks the system is doing without having to specify bou, where, or by whom the tasks are accomplished.

Terjemahan: Sebuah diagram aliran data logis adalah representasi bergambar sebuah sistem yang menunjukkan proses sistem. Kami menggunakan DFD logis untuk mendokumentasikan sytems informasi karena kita dapat mewakili sifat logis dari sistem apa tugas sistem yang dilakukan tanpa harus menentukan bou, di mana, atau oleh siapa tugas yang dicapai.

Documenting Information Systems (Mendokumentasikan Sistem Informasi)

The advantage of a logical DFD (Versus a physical DFD) is that we can concentrate on the functions that a system performs. See, for example. Figure 3.4, where the label’s on the data, rather than bow the data are transmitted is the “Payment” in the form of a check, cash, credit card or debit card? We don’t know. Is the “Sales Journal”.

Terjemahan: Keuntungan dari DFD logis (Versus suatu DFD fisik) adalah bahwa kita dapat berkonsentrasi pada fungsi bahwa sistem melakukan. Lihat, misalnya. Gambar 3.4, di mana label yang ada di data, bukan busur data yang ditransmisikan adalah "Pembayaran" dalam bentuk, kas kartu cek, kartu kredit atau kartu debit? Kita tidak tahu. Apakah "Penjualan Journal".

Even though physical DFD  are similary numbered, we do not use the term “level 0” when referring to a physical DFD  because there are no lower level DFD.

Terjemahan: Meskipun DFD fisik mirip nomor, kita tidak menggunakan "0 tingkat" istilah ketika mengacu pada DFD fisik karena tidak ada DFD tingkat yang lebih rendah.

 

Gambar 3.5 Seperangkat DFD yang seimbang

Drawing Data Flow Diagrams(Menggambar Diagram Data Flow)

We use DFDs in two main ways. We may draw them to document  an existing system’s or we may create them from scratch when developing a new system, or we may create them from when developing a new system. Contruction of DFD’s for  new systems will be described in the systems development chapters (Chapters 15 though 19). In this section, we describe a process for deriving a set  of  DFDs  from a narrative of an existing system.

Terjemahan: Kami menggunakan DFD dalam dua cara utama. Kita dapat menarik mereka untuk mendokumentasikan sistem yang sudah ada atau kita dapat membuat mereka dari awal ketika mengembangkan sebuah sistem baru, atau kita dapat membuat mereka dari ketika mengembangkan sistem baru. Contruction dari DFD untuk sistem yang baru akan dijelaskan dalam bab pengembangan sistem (Bab 15 meskipun 19). Dalam bagian ini, kami menggambarkan proses untuk menurunkan satu set DFD dari narasi dari sistem yang ada.

The Narrative(Narasi tersebut)

Figure 3.6 contains a narrative describing the cash receipts systems for the cash receipts system for the causeway company. The first column indicates the paragraph number, the second column contains the line number  for the text of the narrative. We describe here an orderly method for drawing the DFDs for the causeway system. You will get the most benefit from this section if you follow the instructions carefully,  perform  cach step as directed, and don’t read or look a head.

As you follow along with us, you my want to draw your diagrams on flowcharting paper or graph paper. Also, your DFDs (and flowcharts) will have a more professional  appecarance if you use a flowchatting template. A flowcarting template is a piece  of  plastic in which various charting symbols (such as circles squares and rectangles) have been cut. By providinga means for tracing charting symbols, the template expedites your drawing and promotes good charting techniques. However, even if you use the flowchart paper and template, don’t be tempted to make your first sketch a final product.

Terjemahan: Gambar 3.6 berisi narasi menggambarkan penerimaan kas sistem untuk sistem penerimaan kas untuk perusahaan causeway. Kolom pertama menunjukkan jumlah paragraf, kolom kedua berisi nomor baris untuk teks narasi. Kami jelaskan di sini metode teratur untuk menggambar DFD untuk sistem causeway. Anda akan mendapatkan manfaat besar dari bagian ini jika Anda mengikuti instruksi dengan seksama, melakukan langkah cach seperti yang diarahkan, dan tidak membaca atau melihat kepala.

Saat Anda mengikuti bersama dengan kami, saya ingin Anda untuk menggambar diagram di atas kertas flowcharting atau kertas grafik. Juga, DFD Anda (dan diagram alur) akan memiliki appecarance lebih profesional jika Anda menggunakan template flowchatting. Sebuah template flowcarting adalah sepotong plastik di mana simbol charting berbagai aplikasi (seperti kotak lingkaran dan persegi panjang) telah dipotong. Dengan cara providinga untuk melacak simbol memetakan, template mempercepat gambar Anda dan mempromosikan teknik charting yang baik. Namun, bahkan jika Anda menggunakan kertas flowchart dan template, jangan tergoda untuk membuat sketsa pertama Anda produk akhir.

Table of Entities and Activies(Tabel Entitas dan activies)

To begin your table of entities and activies, go through the narrative  line- by – line and put abox around the first occurrence of chach internal and external entity. After you have put a box around each entity, list each entity, and then compare your list to the list in the first column of  Table 3.1. Notice that narrative refers to some entities in more than one way. For example, we have the “mailroom” on line 3 and the “clerk” on line 5. Why do we  have  

Terjemahan: Untuk memulai meja Anda entitas dan activies, melalui narasi baris demi - baris dan menempatkan abox sekitar kejadian pertama chach internal dan entitas eksternal. Setelah Anda telah menempatkan kotak di masing-masing perusahaan, daftar setiap entitas, dan kemudian membandingkan daftar ke dalam daftar di kolom pertama dari Tabel 3.1. Perhatikan bahwa narasi mengacu pada beberapa entitas dalam lebih dari satu cara. Sebagai contoh, kita memiliki "ruang surat" on line 3 dan "petugas" pada baris 5. Mengapa kita memiliki

Para	Line	Text
1	1	The causeway company uses the
	2	following procedures to process the cash
	3	received from credit  sales. The mailroom
	4	receives check s and remittance advices from
	5	customers, a clerck endorses the checks
	6	and writes the amount paid and the check
	7	number on the remittance advice.
	8	Periodically, the mailroom ckerck prepares a
	9	batch total of the remittance advices and
	10	sends the batch of remittance advices to
	11	accounts receivable along with a copy of
	12	the batch total. At the same time,the
	13	clerck sends the correspending batch of
	14	checks to the chasier.
2	15	In accounts receivable, a clerck enters
	16	the batch into on online terminal by keying
	17	the batch total, the customer number, the
	18	invoice number, the amount paid, and the
	19	check number. After veriying that the
	20	invoice is open and that the correct amount
	21	is being paid. The computer posts the
	22	payment to the accounts receivable master
	23	like. If there are any discrepancies, the
	24	clerck is notifed.
3	25	At the end of each batch (or at the
	26	end of the day), the comouter prints a
	27	deposit slip in duplicate on the terminal
	28	in the cashier's office. The cashier
	29	compares the deposit slip to the
	30	corresponding batch of checks and then
	31	takes the deposit to the bank.
4	32	As they are entered, the check number
	33	and the amount paid for each transaction are
	34	logged on tape. This long is used to create
	35	a cash receipts listing at the end of each
	36	day. A summary of customer accounts paid
	37	the day is also printed at this time. The
	38	accounts receivable clerk compares these
	39	reports to the remittance advices and batch
	40	totals and sends the totalof the cash
	41	receipts to the general ledger office.

Figure 3.6 Narrative Of The Causeway Cash Receipts System

The “bank” and the “general” ledger office “in our list? Because we assume that they are receiving the are receiving the items (that is, the deposit and the cash receipts total) being sent to them. Why do we list the “on terminal” with the computer? Terjemahan:

TABLE 3.1 Entities and activies for causeway cash receipts system
Entities	Para	Activies
Mailroom (clerk)	1	1. Receives checks and remittance  advices
	1	2. Endorses checks
	1	3.Writes the amount paid and the check number on the remit
	1	4. Prepares a batch total of the remittance advices
	1	5. Sends the batch of remittance advices and a copy of the batch total
		to the accounts recceivable clerk
	1	6. Sends the batch of checks to the cashier
Customer
Accounts recivable (clerk)	2	7. Enters the batch into the online terminal
	2	8. Keys the batch total, the customer number, the invoice number,
		the amount paid and the check number
	4	9. Compares computer reports with remittance advices and batch rotals
	4	10. Sends the total of cash receipts to the general ledger office
Cashier	3	11. Compares deposit slip with the batch of checks
	3	12. Takes the deposit to the bank
Computer (online terminal)	2	13. Verifies that the invoice is open and that the correct ampunt is being paid
	2	14. Posts the payment to the payment to the accounts receivable master file
	2	15. Notifies clerk of errors
	3	16. Prints a deposit slip
	4	17. Logs transactions
	4	18. Creates a cash receipts listing
	4	19. Prints a summary of customer accounts paid
Bank
General ledger office